Делопроизводство в детском саду

3589
Делопроизводство в детском саду
Казтаева Зухра Абкеевна
Автор журнала «Справочник руководителя дошкольной организации», директор КГКП «Ясли сад № 127 «Гульнур», г. Караганда
Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов.

Дошкольные организации образования (далее – ДО) в соответствии с Законом РК «Об образовании» от 27.07.2007 г. № 319-III (с изменениями и дополнениями по состоянию на 13.01.2015 г.) получили широкие права для самостоятельного осуществления образовательного процесса, подбора и расстановки кадров, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, установленных законодательством РК, Типовыми правилами деятельности организаций образования соответствующих типов, в том числе типовыми правилами организаций образования, реализующих дополнительные образовательные программы для детей (с изменениями и дополнениями по состоянию на 19.12.2014 г., утверждеными Постановлением Правительства РК от 17.05.2013 г. № 499).

Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Результаты работы, зафиксированной в определенном порядке, отражают действительное состояние дел в ДО.

Вся накапливаемая в ДО информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя – директивные и нормативные документы, которые поступают в ДО извне.

Внутренняя организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДО во главе с руководителем разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

От качества делопроизводства в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности.

Кадровая документация

На каждого сотрудника заводится личное дело.

Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы формирования и ведения дел.

Порядок расположения документов при заведении личного дела:

  • внутренняя опись документов дела;
  • листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании;
  • копия свидетельства о присвоении категории;
  • аттестационный лист (копия);
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • функциональные обязанности;
  • копии документов, удостоверяющих личность.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Основа личного дела – личный листок по учету кадров, который состоит из перечня вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одной организации в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

При приеме личного листка по учету кадров заведующая должна проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество, число, месяц, год и место рождения;
  • полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях);
  • с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность;
  • сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные;
  • домашний адрес и телефон;
  • дата составления автобиографии, подпись работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, указывается дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист

Аттестационный лист (копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию.

Наряду с личными делами на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Записи делаются на основе удостоверения личности, трудовой книжки, документов об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка

Трудовая книжка, согласно ст. 35 ТК РК от 15.05.2007 г. № 251-III (с изменениями и дополнениями по состоянию на 09.02.2015 г.), является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Организационно-распорядительная документация и специфика ее использования в ДОО

Общие требования к текстам служебных документов:

  • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
  • широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты, занимающиеся оформлением документов, предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой директору детского сада приходится постоянно работать.

Виды документации:

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в организациях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции организации, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

Распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности организации.

Организационно-правовое обеспечение деятельности ДО включает комплекс взаимосвязанных документов.

К организационным документам ДО относятся:

Устав дошкольной организации

Устав ДО является основным организационным документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности ДО в соответствии с Законом РК «Об образовании» и Типовыми правилами организации деятельности дошкольной организации. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав разрабатывается самостоятельно и утверждается его учредителем согласно Закону РК «Об образовании». Для каждого ДО устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 41 Закона РК «Об образовании». Подготовка устава – ответственная и трудоемкая работа, так как важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДО, права и обязанности участников образовательного процесса. Составление устава рекомендуется проводить с участием юриста.

Содержательная часть состоит из следующих основных разделов:

  • Общие положения.
  • Цели и предмет деятельности.
  • Организация образовательного процесса.
  • Участники образовательного процесса.
  • Управление учреждением.
  • Финансовая и хозяйственная деятельность.
  • Регламентация деятельности.
  • Реорганизация и ликвидация.

Завершающим этапом в работе над уставом является его регистрация, после чего выдается свидетельство. Наличие свидетельства о регистрации позволяет ДО открывать счета в банковских учреждениях, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица.

Договора

 В п. 5-1 ст. 5 Закона РК «Об образовании» определена необходимость наличия для организации образования договора с учредителем.

В п. 37 Типовых правил деятельности ДО указывается, что взаимоотношения между ДО и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Структура и штатная численность

В соответствии с уставом разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц. Документ составляется на бланке, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующей. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя.

Штатное расписание

Должностной и численный состав ДО с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании, которое составляется на бланке и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующей, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность.

 Согласно п. 30 Типовых правил деятельности ДО руководитель самостоятелен в подборе и расстановке кадров. Штатное расписание составляется плановым отделом централизованной бухгалтерии, согласовывается с заведующим детским садом и утверждается начальником отдела образования, заведующей детским садом, заверяется печатью и согласовывается с учредителем.

Организация деятельности ДО в обязательном порядке предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего  в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

Источник: журнал «Справочник руководителя дошкольной организации»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться
Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Образование  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Образование МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы образования

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 3 000+ полезным статьям
  • 3 000+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • Аттеастация, организация контроля, бухучёт и налоги
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль