MCFR.KZ Образование

Делопроизводство школы в РК

  • 20 декабря 2018
  • 951
Делопроизводство школы в РК
Делопроизводство школы в РК

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных организациях (далее – ОО) предлагаются некоторые рекомендации в работе по делопроизводству школы.

Непосредственное ведение делопроизводства в школе возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Документация в школе

В состав документов в школе входят:

  • организационные документы школы (устав ОО; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ по школе – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности ОО.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОО.

Оформляется на бланке ОО и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

  • достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • краткость и лаконичность;
  • нейтральность и наличный характер изложения;
  • безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
  • соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ОО;
  • следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», после которого ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1 ,2…)

к приказу от __.__.20__ г. № __

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу от __.__.20__ г. № __

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

  • руководителем ОО;
  • лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
  • заместителем (если устав ОО разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью организации.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений, внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (подпись Ф. И. О.)» подпись, расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

★ ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ★

Документооборот в организациях образования
Делопроизводство в школе

В. П. Проскурина

сертифицированный бухгалтер-практик, САР, г. Алматы
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителя. Деятельность организации образования (далее – ОО) обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов.

Все приказы, издаваемые в ОО, можно условно разбить на блоки:

  • организация учебно-воспитательного процесса;
  • финансово-хозяйственная деятельность;
  • личный состав;
  • учащиеся.

В работе ОО есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и то же время, т. е. носят цикличный характер.

Распоряжения издаются заместителем директора по учебно-воспитательной работе в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений ОО и сами решения документируются с помощью протоколов педсовета, конференций.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование ОО и вида документа, дата протокола (дата проведения совещания). Заголовок: форма сбора и наименование органа самоуправления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

  • Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»), заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
  • Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали–выступили–постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписки из протоколов школы содержат следующие реквизиты:

  • наименование ОО, название вида документа ("выписка из протокола"), дату (заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

Продолжение читайте в журнале «Справочник руководителя образовательного учреждения»

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «MCFR.KZ Образование»

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться